CAPITULO 4
ORGANIZACIÓN
4.1 OBJETIVOS DEL ÁREA DE ORGANIZACIÓN
La organización es la forma en que se dispone y asigna el trabajo entre el personal de la empresa, para alcanzar eficientemente los objetivos propuestos para la misma.
Al igual que en los puntos anteriores, se deben establecer los objetivos del área, de acuerdo con los objetivos de la empresa misma y del resto de las áreas que le conforman.
Se pide que complete el formato.
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| Establezca los objetivos de la empresa en el área organizacional. | |
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4.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
El primer paso para establecer un sistema de organización en la empresa es revisar que los objetivos de la empresa (siguiente figura) y los de sus áreas funcionales, concuerden y se complementen.
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| Formato para definir los objetivos de la empresa por área funcional | |
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| Objetivos de la empresa | |
| Objetivos de mercadotecnia: _________________________________________________ | |
| ____________________________________________________________________________ | |
| Objetivos de producción: _____________________________________________________ | |
| ____________________________________________________________________________ | |
| Objetivos de contabilidad y finanzas: __________________________________________ | |
| ____________________________________________________________________________ | |
| Objetivos de organización: ___________________________________________________ | |
| ____________________________________________________________________________ | |
| Objetivos de otras áreas: _____________________________________________________ | |
| ____________________________________________________________________________ | |
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Una vez realizados los objetivos de la empresa por área, es necesario definir los siguientes aspectos:
Procesos operativos (funciones), de la empresa:
¿Qué se hace?
¿Cómo se hace?
¿Con qué se hace?
¿Dónde se hace?
¿En cuánto tiempo se hace?
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| Formato para definir los procesos operativos de la empresa. | | | ||
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| | | Requisitos | Periodicidad | |
| Actividades: | Actividades | especiales | y tiempo | |
| Gerenciales | | | | |
| De mercadotecnia | | | | |
| De producción | | | | |
| De contabilidad y finanzas | | | | |
| De apoyo | | | | |
| Otras | | | | |
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Descripción de puestos
Agrupar las funciones por similitud
Crear los puestos por actividades vs. tiempo (cargas de trabajo)
Diseñar el organigrama de la empresa
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| Formato para descripción de puestos. | | | | |
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| Nombre del | Requisitos | | Escala | |
| Puesto | del puesto | Actividades | jerárquica | |
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Definición del "perfil" del puesto, en función de lo que se requiere en cuanto a:
Características físicas
Habilidades mentales
Preparación académica
Habilidades técnicas (uso de maquinas y herramientas)
Experiencia laboral
Mientras más especifico sea el perfil, será más seguro cubrir las necesidades del puesto, aunque será más difícil conseguir a la persona. Es también necesario tener presente que contar con el perfil detallado por puesto no garantizará que la persona sea la correcta para la empresa, quizá sea más sencillo que al cumplir con dichas características se pueda poner una mayor atención en aspectos como la actitud de la persona, lo cual, en ocasiones, es mucho más importante que sus conocimientos, experiencia o habilidades.
A través del proceso anterior, se genera un organigrama, en el cual se reflejan las interrelaciones, funciones y responsabilidades, del personal que labora en la empresa.
Complete el formato que se muestra.
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| Elabore el organigrama de la empresa, tomando en cuenta el personal de | |
| Mercadotecnia, producción y personal administrativo. | |
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4.3 FUNCIONES ESPECIFICAS POR PUESTO
En el punto anterior del plan fueron mencionadas las funciones generales de cada puesto, por lo que el siguiente paso es diseñar el Manual operativo ; para realizar esto, se sugiere utilizar la siguiente metodología:
Establecer el objetivo que se pretende lograr con cada función general (recuerde que debe ser acorde con el objetivo del área funcional a la que pertenece el puesto).
Desarrollar las funciones específicas (actividades), necesarias para llevar a cabo cada función general.
Elaborar los procesos de cada actividad (esto es, cómo se hace, paso por paso, indicando tiempos, recursos necesarios, así como el resultado final esperado).
Determinar los indicadores operativos (de desempeño), y de calidad (mejoramiento), de cada actividad. En ocasiones, es recomendable establecer los indicadores cuando la empresa se encuentra ya en funcionamiento, ya que será entonces cuando se tendrán bases para conocer el desempeño de cada actividad.
El conjunto de los manuales operativos individuales, divididos por área funcional de la empresa, constituyen los manuales operativos de la empresa.
Una vez realizado lo anterior, se deben establecer las políticas operativas de la empresa, indicando y dando especial énfasis a las siguientes áreas:
Sistema de comunicación
Procesos para la resolución de conflictos
Carácter moral de la empresa (valores)
Comportamientos esperados (actitudes, cumplimiento, etcétera)
Las anteriores, entre otras más que la empresa considere conveniente establecer.
Se pide que complete el formato
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| Establezca las funciones generales y específicas de su empresa. | |
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4.4 CAPTACIÓN DEL PERSONAL
4.4.1 RECLUTAMIENTO
Es muy importante establecer un proceso formal de reclutamiento que garantice la captación del personal requerido, de acuerdo con los perfiles establecidos para los diversos puestos que la empresa posee. Existen muchos y muy diversos medios para reclutar personal para la empresa, cada uno de ellos tiene sus respectivas ventajas y desventajas; asimismo, cada uno tiene, lógicamente, un impacto sobre el presupuesto que la empresa deberá asignar para el área de recursos humanos, por lo que deberá determinarse el proceso y el costo que se está dispuesto a pagar para llevarlo a cabo.
Complete a continuación el formato
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| El proceso de reclutamiento a seguir por su empresa es: | |
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| Medio de reclutamiento Costo | |
| Periódico : $ | |
| Radio : $ | |
| Otros : $ | |
| Presupuesto total : $ | |
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4.4.2 SELECCION
El sistema de selección de personal es un asunto muy delicado, que debe ser cuidadosamente planeado y ejecutado por lo que es muy importante que el emprendedor tenga muy claras las herramientas y técnicas que utilizará, así como el costo que el sistema implicará; se deben determinar varios aspectos relacionados con este proceso, como son:
Solicitud de empleo: ¿Cuál se usará y por qué? ¿Es necesario diseñar una especial para la empresa?
Entrevista: ¿Quién la llevará a cabo? ¿Cómo se realizará? ¿Qué información se quiere obtener?
Exámenes: Se cuenta con diferentes tipos de exámenes, entre los más utilizados se encuentran:
Psicométricos. ¿Cuáles se usarán? ¿Quién los aplicará e interpretará?
Físicos. ¿Qué médico los aplicará? ¿Cuáles se pedirán?
De conocimientos. ¿Quién los diseñará? ¿Qué información se quiere obtener?
Investigación de candidatos: ¿En que consistirá la investigación (teléfono, visitas, etc.)? ¿Quién la realizará?
Complete a continuación el formato
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| El proceso de selección a seguir por su empresa es: | |
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| Describa el método que utilizará (quién aplicará el examen, quién realizará la | |
| entrevista, etc.) y los costos relacionados con el mismo. | |
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4.4.3 CONTRATACION
Este es un proceso simple si se toman en cuenta los detalles legales que implica o muy complejo y preocupante, cuando éstos se pasan por alto; por tanto, es muy importante conocer, antes de entablar una relación laboral con alguien, todos los compromisos legales que esto conlleva. Se recomienda investigar y prever todas las acciones a tomar a cada una de las siguientes áreas:
Formas de contratación y cláusulas especiales del contrato (confidencialidad, patentes, etc.), duración de los contratos, derechos y obligaciones que contraen tanto el trabajador como el empleador, etcétera
Relaciones sindicales
Requisitos y prestaciones de ley
Complete el formato que se muestra a continuación
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| Defina el tipo de contrato que se utilizará en la empresa, así como los aspectos | |
| laborales que deben considerarse. | |
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| Tipo de contrato: | |
| ____________________________________________________________________________ | |
| ____________________________________________________________________________ | |
| ____________________________________________________________________________ | |
| ____________________________________________________________________________ | |
| Aspectos laborales a considerar: | |
| ____________________________________________________________________________ | |
| ____________________________________________________________________________ | |
| ____________________________________________________________________________ | |
| ____________________________________________________________________________ | |
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4.4.4 INDUCCION
El proceso de inducción es el primer encuentro entre el trabajador y la empresa cuando éste es contratado; es la presentación con la misión, valores y carácter de la empresa y, por su puesto, con el puesto que va a desempeñar; en ella se ofrece al trabajador una panorámica de lo que la empresa espera de él, así como de lo que él puede esperar de la empresa. Por otro lado, en la introducción se dan a conocer tanto las políticas como los códigos escritos y no escritos que la empresa posee.
La inducción es un elemento de gran importancia por lo que es necesario determinar:
Personas que se encargarán de realizarla.
Material de apoyo que se utilizará en el proceso.
Momento en que se llevará a cabo.
Complete el formato siguiente
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| En relación con el proceso de inducción de su empresa, se pide que defina: | |
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| Persona que realizará la inducción: | |
| _____________________________________________________________________________ | |
| _____________________________________________________________________________ | |
| Proceso de inducción que se seguirá: | |
| _____________________________________________________________________________ | |
| _____________________________________________________________________________ | |
| Material que se utilizará en el proceso de inducción: | |
| _____________________________________________________________________________ | |
| _____________________________________________________________________________ | |
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4.5 DESARROLLO DEL PERSONAL
El desarrollo del personal involucra dos elementos sumamente parecidos, pero con diferentes objetivos y, por tanto, con diversas formas de diseño y ejecución, éstos son:
Adiestramiento. Es el entrenamiento básico requerido para que la persona desempeñe las funciones para las que ha sido contratado.
Capacitación. Es el entrenamiento avanzado que se le proporciona a la persona para facilitarle un mayor desarrollo personal y profesional que permita, consecuentemente, el desarrollo de la empresa misma.
Para establecer un programa efectivo y eficiente de entrenamiento personal, se deberán contemplar y tratar de dar respuesta a una serie de preguntas específicas, a saber:
¿Qué puestos requieren entrenamiento especial?
¿Qué áreas deben contemplar el entrenamiento que se programe para el personal?
¿Cómo se llevará a cabo el entrenamiento del personal? ¿Se proporcionará internamente o a través de instituciones especializadas en realizarlo?
¿Qué costos implica el programa de entrenamiento? (costos del entrenamiento mismo y del tiempo muerto por participante en el entrenamiento)
¿Cómo se determinarán y priorizarán las necesidades futuras de capacitación del personal?
Una vez que hayan sido definidos los puntos anteriores, es posible definir un programa de desarrollo del personal.
Complete el formato del ejercicio
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| Defina el programa de entrenamiento y capacitación de su empresa. | |
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| Adiestramiento: | |
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| Puesto Tipo de adiestramiento Costo | |
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| Capacitación: | |
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| Puesto Tipo de adiestramiento Costo | |
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| Defina el sistema de detección de necesidades de capacitación | |
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4.6 ADMINISTRACIÓN DE SUELDOS Y SALARIOS
Al contar con una descripción básica de puestos, perfiles por puesto y organigrama de la empresa, este proceso resulta muy sencillo y rápido de realizar, tan sólo implica jerarquizar los puestos de la empresa, para establecer la estructura de sueldos que regirá en la misma. Sin embargo, la parte difícil es determinar cuánto se le va a pagar a cada quien, para que la remuneración sea justa y acorde con sus responsabilidades y obligaciones. Para resolver este problema, se puede acudir a las tablas de sueldos y salarios que provienen de investigaciones realizadas por algunas organizaciones en forma periódica y que son fáciles de conseguir en el mercado, por ejemplo, en Monterrey, el Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey (ITESM), a través de su Departamento de Estudios de Economía, lleva a cabo una investigación semestral de empresas de la región, que arroja como resultado un documento en el que se publican los puestos más comunes de las empresas (por descripciones de puestos), con sus tabuladores promedio en el mercado laboral de la región.
Es muy importante no olvidar que la ley establece una serie de obligaciones al empleador, que se traducen en erogaciones proporcionales al sueldo que se le paga a cada trabajador, y que van del 32% al 40% del sueldo de éste. Los presupuestos por sueldos y salarios deben considerar estos gastos, para ser calculados al momento de obtener proyecciones financieras de la empresa.
Complete el formato que se muestra
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| Defina el tabulador de la empresa. | |
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| Puesto Categoría Sueldo Prestación Total | |
| _____________ ______________ _______________ ______________ ________________ | |
| _____________ ______________ _______________ ______________ ________________ | |
| _____________ ______________ _______________ ______________ ________________ | |
| _____________ ______________ _______________ ______________ ________________ | |
| _____________ ______________ _______________ ______________ ________________ | |
| _____________ ______________ _______________ ______________ ________________ | |
| _____________ ______________ _______________ ______________ ________________ | |
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4.7 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
La evaluación del desempeño del trabajador, es un punto muy delicado, ya que incide directamente sobre la moral del trabajador y sobre la eficiencia de la empresa; por tanto, debe ser cuidadosamente considerada.
El sistema de evaluación del desempeño se fundamenta en las funciones operativas individuales de cada trabajador y se complementa con la fijación de objetivos parciales y finales de cada actividad (tiempo en que se pretende lograr y resultados esperados), que permiten dar seguimiento al desempeño del empleado (los objetivos provienen de una negociación entre el trabajador y el jefe inmediato, tomando en cuenta los objetivos de la empresa y las capacidades de cada persona).
Es recomendable que los objetivos se determinen al inicio del año (fiscal o natural, dependiendo de la empresa), y que se desglosen en objetivos semanales, mensuales y semestrales, que incluyan parámetros de cumplimiento (indicadores) y que sean revisados con la periodicidad con que fueron establecidos. Aunado a la fijación de objetivos, deberán establecerse las políticas de evaluación y los elementos de reconocimiento o incentivo por buen desempeño, así como las medidas correctivas para desempeño deficiente. Los objetivos deberán irse ajustando en cada revisión (semestral, mensual y semanal).
Se muestra a continuación un formato para la evaluación del desempeño
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| Formato de evaluación del desempeño por trabajador. | |
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| Puesto: | |
| Actividad 1:_______________________________ Indicador: ________________________ | |
| Objetivo de la semana 1: __________________ Resultado semana 1: _________________ | |
| Objetivo de la semana 2: __________________ Resultado semana 2: _________________ | |
| Objetivo de la semana 3: __________________ Resultado semana 3: _________________ | |
| Objetivo de la semana 4: __________________ Resultado semana 4: _________________ | |
| Objetivo del mes 1: __________________ Resultado del mes 1: _________________ | |
| Semestre 1 (199__) __________________ Resultado del semestre: ______________ | |
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4.8 RELACIONES DE TRABAJO
El ambiente de trabajo es de gran importancia para el desarrollo de la empresa, e involucra una serie de aspectos de gran importancia, como son:
La motivación
La comunicación
El trabajo en equipo
La calidad personal y de vida de todos los miembros de la organización
Éstos, entre otros, son elementos indispensables de considerar, para contribuir a establecer un clima organizacional adecuado, el cual repercute fuertemente sobre la productividad. El emprendedor debe contemplar, al menos, estos puntos, para guiar sus acciones y facilitar la canalización de recursos a situaciones concretas, que permitan alcanzar un nivel de clima organizacional apropiado en la empresa.
En cuanto a motivación, es necesario considerar cuáles son las herramientas motivacionales que permitan reforzar las conductas positivas que deseamos impulsar en nuestro personal, esto es: programas deportivos; reconocimientos por desempeño y/o cumplimiento de políticas de la empresa, como son: la puntualidad, la asistencia, etcétera (los reconocimientos pueden ser verbales, en efectivo, con despensas básicas, con días de asueto adicionales, etc.); programas de convivencia (asistencia a eventos culturales o deportivos, días de campo, etc.), y cualquier otro elemento que permita mantener un alto nivel de motivación entre el personal de la empresa.
En relación con la comunicación, es necesario establecer un sistema efectivo que facilite el intercambio de información entre el personal y evite o ayude a solucionar rápidamente cualquier conflicto interpersonal que pudiera surgir entre los miembros de la organización. Es necesario incluir en el sistema de comunicación los diversos tipos de información (comunicaciones formales, informales) y las variadas direcciones de la misma (ascendente, descendente, horizontal).
El trabajo en equipo es un aspecto crítico y relevante en el funcionamiento y desarrollo de la empresa. Por ello, el emprendedor debe conocer las etapas de desarrollo de un equipo de trabajo y propiciar su buena implantación y la incorporación de los miembros al mismo.
Otro aspecto relevante en las relaciones laborales es el relativo a la calidad, pero observado desde la perspectiva del personal mismo; esto es, en relación con la persona y su nivel de vida. En este sentido, la visión de la empresa debe contemplar el desarrollo del trabajador como ser humano y, por ende, su calidad de vida (enfocándose en los niveles social, económico y cultural, suyos y de su familia). Una forma de influir sobre la calidad de vida laboral y personal del trabajador y su familia es a través de programas concretos de desarrollo y capacitación, como: tardes culturales, cursos básicos de salud, programas de calidad para la familia, cursos de manejo de finanzas familiares, programas de retiro y ahorro, etc.; lo anterior, tomado en cuenta que la empresa es la gente que trabaja en ella .
Complete el formato que se muestra
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| Escriba los procedimientos considerados para facilitar los aspectos de motivación, | |
| comunicación y trabajo en equipo; además, señale las acciones concretas que se | |
| llevarán a cabo en la empresa, para mejorar la calidad de vida del trabajador y | |
| de su familia. | |
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4.9 MARCO LEGAL DE LA ORGANIZACION
La empresa es un conjunto de recursos organizados por el titular (emprendedor), con el fin de realizar actividades de producción o de intercambio de bienes o servicios, que satisfacen las necesidades de un mercado en particular.
Cuando se pretende constituir legalmente una empresa, es importante tomar en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:
El número de socios de desean iniciar el negocio.
La cuantía del capital social (aportaciones por socio).
Las responsabilidades que se adquieren frente a terceros.
Los gastos de constitución de la empresa.
Los trámites a realizar para implantarla legalmente.
Las obligaciones fiscales que se deberán afrontar.
Las diferentes obligaciones laborales que se adquieren.
La constitución de la empresa, entre otras formas, puede ser como:
Persona natural. Aquella empresa en la que todas las decisiones relativas al manejo o administración del negocio recaen sobre la persona del dueño (emprendedor).
Sociedad anónima. Grupo de personas naturales o juridicas, que se unen para llevar a cabo actividades comerciales y cuya obligación sólo se limita al pago de sus acciones.
Sociedad de responsabilidad limitada. Organización empresarial, constituida entre socios, que solamente están obligados al pago de sus aportaciones, sin que las partes sociales puedan estar representadas por títulos negociables.
Cualquiera que sea la forma de constitución que el emprendedor decida para su empresa, se deberá seguir una serie de trámites de registro, mismos que deberán ser cubiertos por el emprendedor para que la empresa sea considerada legalmente establecida. Es importante tomar en cuenta que el emprendedor, al decidir cuál será la estructura legal que adoptará para constituir su pequeña empresa, deberá estar asesorado, preferentemente, por un contador y un abogado.
Complete el siguiente formato.
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| Después de analizar las formas de constitución de una microempresa, defina cuál | |
| será el régimen más conveniente bajo el cual se piensa constituir la suya y por qué. | |
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Dentro de los aspectos fiscales es importante conocer las diferentes obligaciones que se tienen como empresa, para cumplir adecuadamente con ellas y evitar posibles inconvenientes posteriores. Uno de los aspectos indispensables a considerar, es la inscripción en Cámara de Comercio, ya que las personas naturales y jurídicas que realizan actividades empresariales, están obligadas a contribuir para los gastos públicos conforme a las leyes fiscales.
Complete a continuación el formato.
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| Indique los aspectos fiscales que deberá considerar su empresa para cumplir con la | |
| Legislación vigente. | |
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Asimismo, la empresa deberá considerar aspectos laborales a los que la legislación los obliga, para ser considerada dentro de la ley, entre otros, el contrato de trabajo, el cual debe contener aspectos tales como:
Nombre, nacionalidad, edad, sexo, estado civil y domicilio del trabajador y del patrón.
Si la relación de trabajo es por obra o tiempo determinado o tiempo indeterminado.
El servicio o servicios que deban prestarse, lo que se determinará con la mayor precisión posible.
El lugar o los lugares donde deba prestarse el trabajo.
La duración de la jornada.
La forma y el monto del salario.
El día y el lugar de pago del salario.
La indicación de que el trabajador será capacitado o adiestrado en los términos de los planes y programas establecidos o que se establezca la empresa.
Otras condiciones de trabajo, tales como días de descanso, vacaciones y demás que convenga al trabajador y al patrón.
Otros factores importantes a considerar son:
Seguro Social
Fondo de pensiones y cesantías
Complete el formato que se muestra a continuación.
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| Indique las obligaciones laborales que deberá considerar para contratar personal | |
| en su empresa. | |
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Existen algunos otros aspectos legales que deben ser considerados por la empresa, como son los trámites de:
Licencias sanitarias. Todos los establecimientos de giro reglamentado deberán tener licencia sanitaria. La licencia sanitaria se tramita ante el Invima. Los giros reglamentados son los siguientes: alimentos, baños, hoteles, salones de belleza, peluquerías y medicamentos, entre otros. Adicionalmente, en estos giros es necesario que los empleados cuenten con tarjetas de control sanitario.
Obtención de patentes, marcas, diseños industriales y modelos de utilidad y registro de nombre comerciales, logotipos y slogans. El procedimiento para obtener una patente o registro se inicia mediante solicitud ante la Superintendencia de Industria y Comercio , por cualquier persona que afirme ser el inventor, su causahabiente o representante.
Registro ante las Cámara. Ser socio de alguna de las cámaras existentes en el país permite a los emprendedores tener un apoyo en la solución de los múltiples problemas a los que se enfrentan, satisfaciendo así sus necesidades en el logro de sus objetivos, además de que es una exigencia de la ley.
Ministerio de Relaciones Exteriores. Para obtener el permiso para constituir una sociedad (persona jurídica), caso de ser ése el régimen bajo el cual operará la empresa.
Notario público. Para la protocolización del acta constitutiva de una sociedad (persona moral).
Juzgado correspondiente al domicilio. Para la Sanción Judicial.
Registro Público de la Propiedad y del Comercio. Para la inscripción del acta constitutiva de una sociedad.
Instituto de desarrollo Urbano (IDU). Para la autorización de uso del suelo y servicios relacionados con el mismo.
A fin de no omitir la realización de ningún trámite legal necesario para la constitución y operación del negocio, es recomendable elaborar un listado que contenga los mismos.
Se pide que a continuación complete el formato.
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| Elabore un listado de todos los aspectos legales que deberá considerar su empresa, | |
| tanto para su implantación como para su operación. Incluya el lugar en el que | |
| debe llevar a cabo el trámite y el costo del mismo. | |
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En seguida llene la hoja de verificación del plan de negocios, para comprobar los elementos vistos en este capítulo aplicados a su plan de negocios personales.
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| Hoja de verificación del plan de negocios (evaluación progresiva personal). | | ||
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| | ¿ Se ha incluido | ¿ La respuesta | |
| Elemento | en el plan de | está completa ? | |
| | negocios ? | | |
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| | (sí o no) | (sí o no) | |
| 4.1 Objetivos del área organiza | | | |
| cional | | | |
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| 4.2 Estructura organizacional | | | |
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| 4.3 Funciones específicas por | | | |
| puesto | | | |
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| 4.4 Captación de personal | | | |
| 4.4.1 Reclutamiento | | | |
| 4.4.2 Selección | | | |
| 4.4.3 Contratación | | | |
| 4.4.4 Inducción | | | |
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| 4.5 Desarrollo de personal | | | |
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| 4.6 Administración de sueldos y | | | |
| Salarios | | | |
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| 4.7 Evaluación del desempeño | | | |
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| 4.8 Relaciones de trabajo | | | |
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| 4.9 Marco legal de la organización | | | |
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CAPITULO 5
FINANZAS
5.1. OBJETIVOS DEL ÁREA CONTABLE
El sistema contable de la empresa es una herramienta muy útil y práctica que facilita la toma de decisiones del emprendedor y mantiene un monitoreo constante de las operaciones y salud financiera de la empresa.
El sistema contable puede definirse como el proceso para llevar, ordenadamente, las cuentas de la empresa, estar informados de cuál es la situación de la misma y buscar alternativas atractivas que le permitan ahorrar en costos y/o gastos, para aumentar sus expectativas de rendimiento. En general, la contabilidad puede verse como un sinónimo de sistemas de información . La información generada por la contabilidad, puede ayudar para conocer quién realiza cada actividad de la empresa, dónde la efectúa, qué resultados se alcanzan, cómo se lleva a cabo la actividad, cuánto cuesta cada actividad, etc. El objetivo final de la contabilidad es facilitar la toma de decisiones a sus diferentes usuarios, así como mantener en forma ordenada el registro de cada operación económica realizada durante cierto periodo, por lo cual, es indispensable planear cuidadosamente este proceso.
El área contable de la empresa debe poseer objetivos claros y concretos, ya que todo el manejo económico depende de ésta y cualquier error se reflejará en la salud financiera de la empresa.
Se pide que a continuación complete el formato.
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| Establezca los objetivos de la empresa en el área de contabilidad, en el corto, | |
| mediano y largo plazos. | |
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5.2 SISTEMA CONTABLE DE LA EMPRESA
5.2.1 CONTABILIDAD DE LA EMPRESA
El proceso contable debe ser establecido antes de llevar a cabo la primera actividad económica de la empresa y, una vez diseñado, registrar detalladamente cada operación; para esto, es necesario planear el sistema contable que se utilizará y capacitarse para implementarlo o bien contratar a la persona que lo haga.
Se pide que complete el formato que se muestra
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| Indique quién llevará a cabo el proceso contable de la empresa y qué costo tendrá | |
| esto (capacitación o contratación). | |
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5.2.2 CATÁLOGO DE CUENTAS
El catálogo de cuentas, son las partidas que se utilizarán dentro del proceso contable, para registrar las operaciones de la empresa en el diario . Identificar y registrar el catálogo de cuentas permite ser más eficiente y cometer menos errores al momento de verter la información en los registros contables, además de que facilita homogeneización de todos los registros contables.
Se pide que a continuación establezca el catálogo de cuentas de su empresa.
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| Defina el catálogo de cuentas de su empresa. | | |
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| Número de cuenta | Nombre de la cuenta | |
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5.2.3. SOFTWARE A UTILIZAR
El proceso contable se puede llevar a cabo de manera automatizada; constantemente salen al mercado nuevos paquetes computacionales que permiten manejar eficiente y fácilmente el proceso contable de una empresa, por lo que es de gran ayuda para el emprendedor conocer las diferentes opciones que puede encontrar en ese ramo. Un software de contabilidad, sin embargo, no se maneja solo, por lo que hay que considerar también la capacitación necesaria para utilizarlo.
Complete el formato que se muestra a continuación.
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| Indique qué paquete computacional utilizará para llevar la contabilidad de su negocio, | |
| quién lo manejará, cuánto tiempo y dinero costará la capacitación para utilizarlo, así | |
| como cuándo y dónde se llevará a cabo. | |
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5.3 FLUJO EFECTIVO
5.3.1 COSTOS Y GASTOS
Costo es toda cantidad de dinero que se debe erogar para pagar lo que se requiere en la operación de la empresa, no tiene como fin la ganancia, mientras que el gasto sí es desembolsado con el objetivo de obtener utilidades, por ejemplo la luz sería un costo, mientras que un anuncio de radio sería un gasto.
Ahora bien, existen dos tipos de costos y/o gastos:
Variables: Aquellos que se realizan proporcionalmente al nivel de producción, por estar asociados directamente con el proceso de producción o el producto mismo, o bien con la prestación del servicio.
Fijos: Los que se dan con una misma frecuencia en el tiempo y que no pueden identificarse claramente con el producto o servicio, ya que no varían con el volumen de los mismos.
Se pide que a continuación establezca los costos y gastos que realizará su empresa.
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| Defina cuáles serían los costos y gastos que se realizarán en la empresa. | | |
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| Costos variables | Costos fijos | |
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| Gastos variables | Gastos fijos | |
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5.3.2 CAPITAL SOCIAL
Capital social es la cantidad total de dinero que invierten los dueños de la empresa (socios) para conformar la misma y será la base para el inicio de operaciones de ésta.
Complete el formato
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| Defina cuál será el capital social para su empresa. | |
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5.3.3. CRÉDITOS (PRÉSTAMOS)
Un crédito es una aportación económica que se entrega a la empresa, con el fin de hacer frente a compromisos o necesidades de inversión, que no pueden ser solventadas con el capital de la misma.
Se pide que a continuación complete el formato.
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| Determine si su empresa utilizará créditos para adquirir algún bien con pago diferido | |
| a largo plazo. Mencione los montos de los préstamos que solicitará, las condiciones | |
| de pago, la tasa de interés, etcétera. | |
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5.3.4 ENTRADAS
Las entradas son todos los ingresos de dinero que la empresa recibe.
Complete el formato que se muestra.
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| Desglose todas las entradas por concepto de ventas del producto o servicios, por | | |||
| aportaciones de las accionistas, por créditos o por algún otro concepto, que pudiera | | |||
| tener su empresa durante los primeros seis meses de operación, señalando las | | |||
| Cantidades en pesos. | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | Concepto | Cantidad | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
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| | | | | |
5.3.5 SALIDAS
Las salidas son todos los egresos que la empresa realiza. Los gastos o costos en que la empresa incurre son salidas de dinero.
Complete el formato siguiente.
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| Desglose todas las salidas que por concepto de costo de ventas, administración | | |||
| o producción estime durante los primeros seis meses de operación. | | |||
| | | | | |
| | | | | |
| | Concepto | Cantidad | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
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5.3.6 PROYECCIÓN DEL FLUJO DE EFECTIVO
La información de entradas y salidas se requiere para elaborar lo que se conoce como flujo de efectivo , un estado financiero que muestra el total de efectivo que ingresó o salió de la empresa, durante un periodo determinado.
El flujo de efectivo permite proyectar, de manera concreta y confiable, la situación económica de la empresa en tiempos futuros, facilitando a la vez, tanto el cálculo de las cantidades de dinero que se requerirán en fechas posteriores, ya sea para compra de equipo, materia prima, pago de adeudos, pago de sueldos, etc., como de las cantidades de dinero que ingresarán a la empresa, por concepto de ventas, derechos, intereses, etcétera.
Se muestra a continuación en la figura un formato de flujo de efectivo que podrá ser utilizado como base para desarrollar el de la empresa.
| | | | |
| Formato común de flujo de efectivo. | | | |
| | | | |
| Estado de flujo de efectivo | | ||
| Compañía X, S.A. De C.V. | | ||
| Del 1 al 31 de mayo de 2002 (mes 1) | | ||
| Saldo inicial de cuenta de efctivo | $ | | |
| + Entradas de operación: | | | |
| Cuentas por cobrar | $ | | |
| Ventas de contado | $ | | |
| Otras entradas | $ | | |
| = Total de entradas | | $ | |
| - Salidas de operación: | | | |
| Cuentas por pagar Compras de contado | $ | | |
$ | | | ||
| Otras salidas | $ | | |
| = Total de salidas = Flujo de efectivo de operación | $ | $ | |
| | |||
| + Entradas de financiamiento e inversión: | $ | | |
| Prestamo bancario | $ | | |
| Aumento de capital | $ | | |
| Otras entradas de financiamiento/ | $ | | |
| inversión | $ | | |
| = Total de entradas de financiamiento e inversión | | $ | |
| - Salidas de financiamiento e inversión: | | | |
| Adquisición de activos | $ | | |
| Pagos de deuda e intereses | $ | | |
| Otras salidas de financiamiento/ | $ | | |
| inversión | $ | | |
| = Total de salidas de financiamiento e inversión | | $ | |
| = Saldo final de flujo de efectivo | | $ | |
| | | | |
Complete a continuación el formato
| | | | |
| Prepare el flujo de efectivo de su empresa para los próximos seis meses, | | ||
| siguiendo el formato anterior expuesto. | | | |
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| | | | |
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| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
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| | | | |
5.4 ESTADOS FINANCIEROS PROYECTADOS
Los estados financieros son resúmenes de resultados de las diferentes operaciones económicas de la empresa, en un periodo determinado o en una fecha específica futura.
Los estados financieros se proyectan a partir de otro estado financiero, que es el flujo de efectivo , mismo que previamente ha sido proyectado y por tanto ofrece información básica que permite elaborar los dos estados clave, para determinar la salud financiera futura de la empresa, éstos son:
Estado de resultados.
Balance general.
5.4.1 ESTADO DE RESULTADOS
El estado de resultados se puede definir como el instrumento que usa la administración para reportar las operaciones que se realizan en la empresa en un periodo determinado; de esta manera, la ganancia (utilidad) o pérdida de la empresa, se obtiene restando los gastos y/o pérdidas a los ingresos y/o ganancias.
El estado de resultados puede ser calculado para cualquier tipo de empresa, lo que cambia de una a otra empresa son las cuentas que se incluyen; básicamente la diferencia en las cuentas presentadas en el estado de resultados es que en las compañías manufactureras y comercializadoras se maneja el costo de la mercancía que se vendió mientras que en las de servicios no.
En las siguientes figuras se presentan ejemplos de formatos de estado de resultados para diferentes giros de empresa (comercial, industrial y de servicios), mismo que podrá ser utilizado como ejemplo al desarrollar el propio.
| | | | |
| Formato común del estado de resultados de una empresa comercial. | | | |
| | | | |
| Compañía Comercial, S.A. | | | |
| Estado de resultados | | | |
| Del 1 al 31 de mayo de 2002 | | | |
| | | | |
| Ventas brutas | $ | | |
| (-) Devolución s/vtas | ($ ) | | |
| (-) Descuentos s/vtas | ($ ) | | |
| = VENTAS NETAS | | $ | |
| - COSTO DE VENTAS | | | |
| Inventario inicial | $ | | |
| + Compras brutas | $ | | |
| (-)Devolución s/compras | ($ ) | | |
| (-)Descuentos s/compras | ($ ) | | |
| +Fletes s/compras | $ | | |
| =COMPRAS NETAS | $ | | |
| (-)Inventario final | ($ ) | | |
| =COSTO DE VENTAS | | ($ ) | |
| =UTILIDAD BRUTA | | $ | |
| (-)Gasto de operación | | | |
| Gasto por honorarios | $ | | |
| Gasto por depreciación | $ | | |
| Gasto por servicios públicos | $ | | |
| Nóminas | $ | | |
| Materiales | $ | | |
| Mantenimiento | $ | | |
| Total de gastos de operación | | ($ ) | |
| =Utilidad antes de financieros e impuestos | | $ | |
| +Ingresos por interés | | $ | |
| (-)Gastos por interés | | ($ ) | |
| (+/-)Costo integral de financiamiento | | $ | |
| =Utilidad antes del impuesto sobre renta | | $ | |
| (-) (35% de la ut. antes del Impuesto sobre renta) | | ($ ) | |
| =UTILIDAD (O PÉRDIDA) NETA | | $ | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| Formato común del estado de resultados de una empresa industrial. | | | |
| Compañía Manufacturera, S.A. | | | |
| Estado de resultados | | | |
| Del 1 al 31 de mayo de 2002 | | | |
| | | | |
| Ventas brutas | $ | | |
| (-) Devolución s/vtas | ($ ) | | |
| (-) Descuentos s/vtas | ($ ) | | |
| = VENTAS NETAS | | $ | |
| - COSTO DE VENTAS | | | |
| Inventario inicial | $ | | |
| +Materia prima | $ | | |
| +Producto en proceso | $ | | |
| +Producto terminado | $ | | |
| =Total de inventario inicial | $ | | |
| +Compras materia prima | $ | | |
| +Mano de obra | $ | | |
| +Gastos de fabricación | $ | | |
| =Total de compras y gastos de fabricación | $ | | |
| Inventarios finales | | | |
| -Materia prima | ($ ) | | |
| -Producto en proceso | ($ ) | | |
| -Producto terminado | ($ ) | | |
| =Total de inventario final | $ | | |
| TOTAL DE COSTO DE VENTAS | | $ | |
| =UTILIDAD BRUTA | | $ | |
| (-)Gastos de operación | | | |
| Gastos por honorarios | $ | | |
| Gastos por depreciación | $ | | |
| Gastos por servicios públicos | $ | | |
| Nóminas | $ | | |
| Materiales | $ | | |
| Mantenimiento | $ | | |
| Total de gastos de operación | | ($ ) | |
| =Utilidad antes de financieros e impuestos | | $ | |
| + Ingresos por interés | | $ | |
| (-) Gastos por interés | | ($ ) | |
| (+/-) Costo integral de financiamiento | | $ | |
| = UTILIDAD antes de impuesto | | $ | |
| (-)Impuesto (35% de la ut.antes del Impuesto) | | ($ ) | |
| =UTILIDAD NETA | | $ | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| Formato común del estado de resultados de una empresa prestadora de servicios. | | ||
| Compañía Prestadora de Servicios, S.A. | | | |
| Estado de resultados | | | |
| Del 1 al 31 de mayo de 2002 | | | |
| | | | |
| Ingresos por servicios | | $ | |
| (-)Gastos | | | |
| Gastos por honorarios | $ | | |
| Gastos por depreciación | $ | | |
| Gastos por servicios públicos | $ | | |
| Nóminas | $ | | |
| Materiales | $ | | |
| Mantenimiento | $ | | |
| Total de gastos | | ($ ) | |
| =Utilidad antes de financieros e impuestos | | $ | |
| + Ingresos por interés | | $ | |
| (-) Gastos por interés | | ($ ) | |
| (+/-) Costo integral de financiamiento | | $ | |
| = UTILIDAD antes de impuesto | | $ | |
| (-)Impuesto (35% de la ut.antes del Impuesto) | | ($ ) | |
| =UTILIDAD NETA | | $ | |
| | | | |
| | | | |
Complete a continuación el formato
| | |
| Después de haber analizado los diversos tipos de estados de resultados, elabore y haga | |
| supuestos de precios, volumen de producción, unidades vendidas, etc., pero aplicado | |
| al caso particular de su empresa, suponiendo un periodo de un año. | |
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5.4.2 BALANCE GENERAL
El balance general es un instrumento que muestra, a una fecha determinada, cuáles son los activos, pasivos y capital contable con que cuenta la empresa. Muestra su situación financiera; es decir, qué tiene, qué debe y qué pagó. El formato utilizado es igual para todas las empresas, lo que cambia son las cuentas que maneja. El balance es indispensable para ubicar la salud financiera de la empresa.
En contabilidad se maneja una ecuación contable , la cual expresa lo siguiente:
Activos = pasivos + capital
Esta ecuación expresa el equilibrio entre los activos de la empresa, por una parte, y los derechos de los acreedores y propietarios, por la otra.
A continuación se muestra el formato de un balance general.
| | | | | |
| Formato común del balance general. | | | | |
| | | | | |
| | Compañía Manufacturera, S.A. | | | |
| | Balance general | | | |
| | Al 31 de julio de 1995 | | | |
| | | | | |
| Activos | | Pasivos | | |
| | | | | |
| Circulante | $ | Corto plazo | | |
| Caja menor | $ | Cuentas por pagar | $ | |
| Inversiones temporales | $ | Impuestos por pagar | $ | |
| Bancos | $ | Sueldos por pagar | $ | |
| Inventario de materia prima | $ | Total de pasivo a corto plazo | $ | |
| Inventario de producto proceso | $ | | | |
| Inventario de artículo terminado | $ | Largo plazo | | |
| Total de activo circulante | $ | Préstamo bancario | $ | |
| | | Hipoteca por pagar | $ | |
| Fijo | | Total de pasivo a largo plazo | $ | |
| Terreno | $ | | | |
| Edificio | $ | Total de pasivos | $ | |
| Equipo de transporte | $ | | | |
| Depreciación Eq. Transporte | $ | Capital contable | | |
| Equipo de oficina | $ | Capital contribuido | | |
| Depreciación Eq. Oficina | $ | Capital social | $ | |
| Total de activo fijo | $ | | | |
| | | Capital ganado | | |
| Intangible | | Utilidades retenidas | $ | |
| Marca | $ | | | |
| Total de activo intangible | $ | Total de capital contables | $ | |
| Total de activos | $ | Total de pasivos y capital | $ | |
| | | | | |
| | | | | |
Se recomienda que los estados financieros estén expresados mensualmente para el primer año, trimestralmente para el segundo y tercer año, semestralmente para el cuarto año y anualmente del 5º. Año en adelante.
Complete el formato mostrada a continuación.
| | |
| Realice el balance general proyectado durante el primer año de operación de la | |
| empresa. | |
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5.5 INDICADORES FINANCIEROS
Los indicadores o razones financieras son métodos utilizados para analizar el
.
estado de salud financiera de la empresa, tomando como base los estados financieros proyectados de la misma. Los indicadores son muchos y muy variados, por lo que su aplicación y cálculo individual no es un elemento de toma de decisiones, es necesario aplicar varios simultáneamente y analizarlos para llegar a conclusiones válidas que faciliten el proceso administrativo de la empresa.
Algunos ejemplos de indicadores financieros de uso práctico y común son:
Índice de liquidez.
Prueba del ácido.
Capital de trabajo.
Razones de endeudamiento.
Razones de eficiencia y operación (rotación de activos, rotación de inventarios, etc.).
Rentabilidad (sobre ventas, activos, capital, etc.).
Punto de equilibrio.
Valor presente neto.
Tasa interna de retorno.
Se muestra a continuación un ejemplo de indicadores financieros.
| | | | | |
| Determine los principales indicadores financieros para la empresa, basándose en los | | |||
| estados financieros desarrollados anteriormente. | | | ||
| | | | | |
| Los indicadores financieros, evaluados al año de operación son: | | | ||
| | | | | |
| Prueba de liquidez: | | | | |
| Activo circulante/pasivo circulante | | | | |
| | | | | |
| Prueba de ácido: | | | | |
| (Act.circulante-inventario)/pasivo circulante | | | | |
| | | | | |
| Capital de trabajo: | | | | |
| Activos totales - pasivos | | | | |
| | | | | |
| Razones de endeudamiento: | | | | |
| Pasivos/activos | | | | |
| Capital total/activos | | | | |
| | | | | |
| Razones de eficiencia y operación: | | | | |
| Rotación de activo total: | | | | |
| Ventas netas/activo total | | | | |
| | | | | |
| Rentabilidad sobre ventas: | | | | |
| (Utilidad neta/ventas netas)*100 | | | | |
| (Utilidad de operación/ventas)*100 | | | | |
| | | | | |
| Rentabilidad sobre activo total: | | | | |
| (Utilidad neta/activo)*100 | | | | |
| | | | | |
| Rentabilidad sobre capital: | | | | |
| (Utilidad neta/capital)*100 | | | | |
| Interpretación de las razones financieras: | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
Complete el siguiente formato.
| | |
| Determine los principales indicadores financieros para su empresa, basándose en los | |
| estados financieros desarrollados anteriormente. | |
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5.6 SUPUESTOS UTILIZADOS EN LAS PROYECCIONES
FINANCIERAS
En esta sección del plan de negocios, deben establecerse, claramente, todos los supuestos que fueron tomados en cuenta para elaborar los estados financieros y determinar las cantidades de dinero que se utilizará en inversiones, pagos de adeudos y cualquier otro requerimiento de capital, así como para calcular el nivel de ventas que se piensa alcanzar en la empresa.
Los supuestos financieros deben ser contemplados de acuerdo con la situación actual del medio, esto es, tomando en consideración aspectos tales como la situación inflacionaria del país, las tendencias económicas de la región (tasas de interés bancario, nivel de ingresos de la población, en especial del segmento de mercado que la empresa se ha propuesto atender, etc.), los acontecimientos sociales, culturales, climáticos, deportivos o políticos que la población pueda estar viviendo en un momento determinado, para tratar de establecer un escenario real y verdadero para el desarrollo futuro de la empresa.
Complete a continuación el formato del ejercicio.
| | |
| Escriba los supuestos utilizados en la elaboración de los estados financieros de su | |
| empresa. | |
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5.7 SISTEMA DE FINANCIAMIENTO
Existe un número muy grande de posibilidades de conseguir el capital necesario para arrancar y operar la empresa, sin embargo, cada una de ellas presenta ventajas y desventajas que deberán ser cuidadosamente observadas, para tomar la decisión más conveniente.
El emprendedor deberá analizar, con base en sus estados financieros proyectados, cuánto dinero requerirá para llevar a cabo sus actividades y cuándo lo necesitará, una vez realizado esto, es necesario comenzar a buscar las diversas opciones de financiamiento y las condiciones de pago (tanto de intereses como de principal) que cada una de ellas ofrezca. Entre las diversas formas de financiamiento que el emprendedor puede encontrar en el medio están:
Socios particulares.
Préstamos bancarios.
Aportaciones personales.
Sociedades de inversión.
Créditos de proveedores.
Complete el formato que se presenta a continuación.
| | |
| Establezca las opciones de financiamiento que tiene a su alcance y las condiciones | |
| que ofrecen para capitalizarlo (tome en consideración los créditos indicados en el | |
| punto 5.3.3), indique cuál es la más apropiada para la empresa y por qué. | |
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En seguida, llene la hoja de verificación del plan de negocios, con los elementos vistos en el capítulo.
| | | | |
| Hoja de plan de verificación del plan de negocios (evaluación progresiva | | ||
| personal). | | | |
| | ¿ Se ha incluido | ¿ La respuesta | |
| Elemento | en el plan de | está completa ? | |
| | negocios ? | | |
| | (sí o no) | (sí o no) | |
| | | | |
| 5.1 Objetivos del área contable y | | | |
| financiera | | | |
| | | | |
| 5.2 Sistema contable de la empresa | | | |
| 5.2.1 Contabilidad de la empresa | | | |
| 5.2.2 Catálogo de cuentas | | | |
| 5.2.3 Software a utilizar | | | |
| | | | |
| 5.3 Flujo de efectivo | | | |
| 5.3.1 Costos y gastos | | | |
| 5.3.2 Capital | | | |
| 5.3.3 Créditos | | | |
| 5.3.4 Entradas | | | |
| 5.3.5 Salidas | | | |
| 5.3.6 Proyección del flujo de efectivo | | | |
| | | | |
| 5.4 Estados financieros proyectados | | | |
| 5.4.1 Estado de resultados | | | |
| 5.4.2 Balance general | | | |
| | | | |
| 5.5 Indicadores financieros | | | |
| | | | |
| 5.6 Supuestos utilizados en las | | | |
| proyecciones financieras | | | |
| | | | |
| 5.7 Sistema de financiamiento | | | |
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